社員旅行を福利厚生費として経費にする方法と注意点を徹底解説

社員旅行を実施する際、「この費用は福利厚生費で処理できるのか、それとも交際費や給与になってしまうのか？」と悩む人事・経理担当者は少なくありません。

せっかく社員の慰安やチームビルディングのために企画した旅行が、税務調査で否認されたり、社員の給与課税対象となり手取りが減ってしまったりする事態は避けたいものです。

社員旅行を福利厚生費として経費計上するためには、国税庁が示す一定の要件を満たす必要があります。このルールを正しく理解しないまま進めてしまうと、問題に発展しかねません。

この記事では、社員旅行を福利厚生費として計上するための具体的な条件、認められないケース、実践的な工夫まで、人事・経理担当者が知りたい情報を網羅的に、そして分かりやすく解説します。

社員旅行は福利厚生費として経費にできるの？

結論、社員旅行は、定められた条件を満たせば「福利厚生費」として経費計上が可能です。

福利厚生費とは、企業が従業員の労働意欲の向上や福利厚生の充実を目的として、給与以外に支出する費用です。

社員旅行がこの目的に沿ったものであれば、企業は費用を経費として損金算入でき、節税効果が期待できます。また、福利厚生費として処理された場合、その費用は社員の給与とは見なされないため、社員側に所得税や住民税がかかることもありません。

ただし、もし社員旅行がこれらの要件を満たさない場合、その費用は「交際費」や「給与」として扱われる可能性があります。

• 交際費扱いになるケース: 特定の役員や取引先を接待する目的が強いと判断された場合。交際費は損金算入に上限があるため、企業の税負担が増える可能性があります。
  
  
• 給与課税されるケース: 旅行が特定の社員への報酬（インセンティブ旅行など）と見なされたり、あまりにも豪華で社会通念を逸脱していたりする場合。この場合、旅行費用は給与と同じ扱いになり、社員は所得税・住民税を負担することになります。企業側も源泉徴収の義務が発生し、怠っていた場合は追徴課税のリスクを負います。

このように、勘定科目一つで税務上の扱いは大きく変わります。だからこそ、企画段階から「福利厚生費」の要件を正しく理解しておくことが重要です。

福利厚生費として認められる要件（国税庁ガイドライン）

国税庁は、福利厚生費として認められる社員旅行（職場レクリエーション旅行）について、以下の3つの主要な要件を示しています。

1. 旅行の参加対象が全社員であること
2. 旅行の実施日数がおおむね4泊5日以内であること
3. 会社が負担する費用が1人あたり10万円程度までであること

国税庁ホームページ参照：https://www.nta.go.jp/taxes/shiraberu/taxanswer/gensen/2603.htm

これらは税務調査の際にもチェックされるポイントですので、一つずつ詳しく見ていきましょう。

要件1：旅行の参加対象が全社員であること

これは基本的な要件です。「一部の役員だけ」「営業成績が良かった部署だけ」といった、対象者が限定される旅行は福利厚生とは認められません。原則として、工場や支店ごとに行う場合でも、その事業場の従業員の全員を対象とし、希望者は誰でも参加できる状態にしておく必要があります。

要件2：旅行の実施日数がおおむね4泊5日以内であること

社員旅行が福利厚生として認められるのは、あくまで社会通念上のレクリエーションの範囲内だからです。そのため、長期間にわたる旅行は福利厚生の目的を逸脱していると判断される可能性があります。

この「4泊5日」という日数は、従業員の慰安という目的から見て妥当な期間として設定されています。これを超える長期の旅行を計画する場合は、福利厚生費として認められないリスクが高まるため、税理士などの専門家に相談することをお勧めします。

要件3：会社が負担する費用が1人あたり10万円程度までであること

金額に関しても明確な上限規定はありませんが、国税庁の通達や過去の判例から「社会通念上、高額すぎないこと」が求められ、その実務上の目安が「1人あたり10万円程度」とされています。

この金額は、福利厚生として妥当な範囲かどうかを判断する上で最も重要な指標となります。

福利厚生費で計上できないケース

上記の3要件を満たさない場合、社員旅行は福利厚生費として認められません。ここでは、税務調査で指摘されやすいNGケースを具体的に解説します。

• 役員や特定部署のみでの旅行
  「役員研修旅行」や「営業部達成会旅行」のように、対象者が限定されている旅行は福利厚生費にはなりません。前者は「役員賞与」、後者はその部署の社員への「給与」とみなされる可能性が非常に高いです。インセンティブ（報奨）を目的とした旅行は、福利厚生ではなく給与として正しく処理する必要があります。
  
  
• 家族や取引先を招待した旅行
  社員の家族が同伴した場合、その家族の旅行費用まで会社が負担すると、その分は「社員への給与」と見なされます。福利厚生はあくまで従業員本人のためのものであるという原則を忘れないようにしましょう。また、取引先の担当者を招待した場合は、その費用は「交際費」として処理するのが適切です。
  
  
• 高額すぎる豪華旅行
  1人あたりの会社負担額が20万円、30万円といった高額な旅行は、たとえ全社員が対象であっても「豪華すぎる」と判断され、給与課税の対象となるリスクが高くなります。これは、社員が「高額な旅行に参加する」という経済的な利益を受けたと見なされるためです。
  
  
• 実態がなく「名目だけの旅行」
  旅行の実態がないにもかかわらず、社員に現金を渡して「旅行手当」などとして処理することはできません。これは完全に給与であり、源泉徴収の対象です。また、観光やレクリエーション要素が全くない「研修旅行」は、福利厚生費ではなく「研修費」として処理するべきです。目的と実態に合った勘定科目を選択することが重要です。

👉 「一部社員のみ参加」「役員旅行」「不参加者への現金支給」は、税務調査で厳しくチェックされるポイントなので、絶対に避けましょう。

家族同伴の社員旅行を経費計上する方法について詳しく知りたい方は、以下の記事を参考にしてください。

社員旅行を福利厚生費にするための工夫

では、これらの要件をクリアし、誰が見ても「これは正当な福利厚生だ」と認められる社員旅行にするためには、どのような工夫が必要でしょうか。

企画段階から事後処理まで、担当者が押さえておくべき実践的なポイントをご紹介します。

企画段階から全社員対象にする

• 多様な選択肢を用意する: 全員が同じアクティビティに参加するのが難しい場合、例えば「自然を満喫するアウトドア体験プラン」と「文化施設を巡るインドアプラン」のように、複数の選択肢を用意することで、より多くの社員が参加しやすくなります。
  
  
• 全従業員への周知を徹底する: 正社員だけでなく、契約社員やパート・アルバイトにも確実に情報が届くよう、メール、社内SNS、掲示板など複数の手段で案内しましょう。その案内記録は、税務調査の際に「全社員を対象としていた証拠」として役立ちます。

旅行プランは常識的な範囲に抑える

• 予算管理を徹底する: 企画の初期段階で1人あたりの予算上限（例：10万円）を明確に設定し、その範囲内で交通手段、宿泊施設、食事、アクティビティを選定します。
  
  
• 体験価値に焦点を当てる: 豪華なホテルや食事にコストをかけるのではなく、チームビルディングに繋がるようなユニークな体験型アクティビティを組み込むことで、費用を抑えつつ参加者の満足度を高めることができます。
  例：全員で協力して課題に挑戦するプログラム

参加人数・費用内訳を記録に残す

税務調査が入った際に最も重要なのは、その支出が正当なものであったことを客観的な資料で証明できることです。以下の書類は必ず整理・保管しておきましょう。

• 旅行の企画書・稟議書: 旅行の目的（従業員の慰安、コミュニケーション活性化など）、日程、場所、予算などを明記したもの。
• 旅行会社との契約書・請求書・領収書: 支払いの事実を証明する基本的な書類です。
• 参加者名簿: 誰が参加したのかを明確にするリスト。参加率を計算する上でも必須です。
• 旅行のしおりや旅程表: 旅行の内容を具体的に示す資料。
• 現地の写真: 旅行が実際に行われたことを示す証拠として有効です。集合写真やアクティビティ中の写真などを残しておきましょう。

アンケート・参加報告をまとめる

旅行後に参加者へアンケートを実施し、「楽しかった」「他の部署の社員と交流できた」といった声を集めて報告書としてまとめておくことも有効です。これは、社員旅行が福利厚生としての目的（労働意欲の向上や社内コミュニケーションの活性化）を果たしたことを示す、強力な補足資料となります。

まとめ

社員旅行は、厳格な要件を満たせば「福利厚生費」として経費計上でき、企業と社員の双方にとってメリットのある制度です。しかし、そのルールは複雑で、一つ間違えれば追徴課税などの思わぬリスクに繋がりかねません。

成功のカギは、企画段階から「全社員対象」「4泊5日以内」「1人10万円程度」という3大要件を常に意識し、その上で、旅行が実際に行われたことを証明するための客観的な証拠書類をきちんと整備しておくことです。

とはいえ、これらの税務要件をクリアしながら、多様な価値観を持つ全社員の満足度を高める旅行を企画するのは、担当者様にとって非常に大きな負担ではないでしょうか。

BUB RESORTでは、福利厚生の要件を満たした社員旅行プランニングを全面的にサポートいたします。

自然の中で行うチームビルディングアクティビティや、全員で楽しむBBQなど、参加率と満足度を最大限に高める体験型コンテンツを豊富にご用意。面倒なプランニングから見積もり、当日の運営まで、専門のプランナーが一括して担当し、貴社の負担を軽減します。

福利厚生としての価値を最大化する、記憶に残る社員旅行をご検討の際は、ぜひ一度お気軽にご相談ください。